Homeoffice ist eines der am meisten gebrauchten Schlagworte der Corona Pandemie. Die Verlagerung von Bürotätigkeiten ins heimische Büro – das Homeoffice – gilt als eine Möglichkeit, Kontaktbeschränkungen in der Arbeitswelt zu realisieren. Aus diesem Grund breitet sich derzeit die Homeoffice-Arbeit überall auf der Welt aus. Doch auch im Hinblick auf den Klimaschutz und die Kosten für Unternehmen ist Homeoffice-Arbeit vorteilhaft. Moderne Technologien ermöglichen, Videokonferenzen abzuhalten und stellen sicher, dass die Kommunikation reibungslos funktioniert. Dennoch bleiben einige Fragen. Was ist genau unter dem Begriff Homeoffice zu verstehen? Welche Rechte und Pflichten sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer damit verbunden? Und schließlich ist auch der Bereich Steuer beim Homeoffice zu betrachten. Im Folgenden wird ein Überblick über das Thema gegeben und ein Blick in die Zukunft gewagt.
Homeoffice-Arbeit und mobiles Arbeiten: Gibt es Unterschiede?
Die Begriffe Homeoffice und mobiles Arbeiten werden oft als Synonyme verwendet. Das ist jedoch nicht korrekt. Das „echte“ Homeoffice wird auch als Telearbeit bezeichnet und ist die dauerhafte Einrichtung eines Arbeitsplatzes im privaten Haushalt des Arbeitnehmers. Die in der Corona Pandemie praktizierte Form der Homeoffice-Arbeit entspricht jedoch dem mobilen Arbeiten. Während bei der Telearbeit der Arbeitsplatz dauerhaft zuhause eingerichtet wird, findet mobiles Arbeiten flexibel im Wechsel mit der Arbeit im Unternehmen statt. Aufgrund der dauerhaften Einrichtung der Telearbeit gilt für diese Arbeitsplätze die Arbeitsstättenverordnung. Das bedeutet, dass den Arbeitnehmern vom Unternehmen ein Arbeitsplatz eingerichtet werden muss. Die Arbeitgeber tragen somit eine Verantwortung dafür, dass die Mitarbeiter im Homeoffice vollwertig ausgestattet sind. Das ist beim zeitlich begrenzten mobilen Arbeiten nicht der Fall. Unterschiede zwischen mobilem Arbeiten und „echtem“ Homeoffice bestehen vor allem im Hinblick auf den Arbeitsplatz und den Arbeitsschutz.
Welche Regelungen müssen bei der Homeoffice-Arbeit beachtet werden?
Beim echten Homeoffice handelt es sich also um einen Arbeitsplatz, den der Arbeitgeber einrichtet und für den die Rahmenbedingungen definiert werden müssen:
- Einrichtung des Computerarbeitsplatzes inklusive technischer Ausstattung und Möbel
- Arbeitsmittel zur Verfügung stellen
- Dauer des Homeoffice bestimmen
- Regelungen der Arbeitsstättenverordnung einhalten
- Regelungen des Arbeitsschutzes einhalten
- Regelungen des Arbeitszeitgesetzes einhalten
Homeoffice-Arbeit: juristische Grauzone beim mobilen Arbeiten
Die Entwicklungen während der Corona Pandemie zeigen, dass es sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber vorteilhaft ist, die Möglichkeit der Heimarbeit zu nutzen. Viele Firmen beabsichtigen, ihren Mitarbeitern dauerhaft diese Option zu ermöglichen. Oft wird jedoch eine Variante gewählt, bei der die Arbeitnehmer an einigen Tagen zuhause arbeiten und die restliche Arbeitszeit am Arbeitsplatz im Unternehmen verbringen. Daraus resultiert die Notwendigkeit, Regelungen für das mobile Arbeiten zu schaffen und insbesondere festzulegen, wie die Arbeitsstättenverordnung entsprechend modifiziert werden könnte. Der Gesetzgeber arbeitet zurzeit an einem entsprechenden Gesetz, das die Homeoffice-Arbeit regelt. Ob darin ein Anspruch auf Homeoffice festgeschrieben wird, ist fraglich.
Viele Unternehmen nehmen Regelungen zur Homeoffice-Arbeit bereits in den Arbeitsvertrag mit auf. Des Weiteren finden sich derartige Regelungen in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen. Dort werden verschiedene Aspekte der Homeoffice-Arbeit geregelt:
- Datenschutz
- Arbeitsmittel
- Kostenersatz für Arbeitsmittel oder Büroausstattung
- Haftungsfragen (Gültigkeit der Unfallversicherung)
- Vereinbarungen hinsichtlich der Aufzeichnung von Arbeitszeiten
Sind Homeoffice-Arbeit und mobiles Arbeiten sinnvoll?
Die Forschung streitet über die Frage der Sinnhaftigkeit der Homeoffice-Arbeit. Viele Mitarbeiter empfinden sich als produktiver, weil Ablenkungen im Homeoffice fehlen. Zudem entfällt der Arbeitsweg, sodass am Tag ein bis zwei Stunden mehr Freizeit bleiben. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich die Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben einfacher organisieren lässt. Die Einteilung der Arbeit kann zeitlich flexibler gestaltet und kreative Phasen besser genutzt werden. Eine längere Mittagspause, in der die Kinder betreut werden, wird ausgeglichen, indem am Abend das nächste Meeting vorbereitet wird. Arbeitgeber sparen mit dem Homeoffice Kosten, weil sie weniger Bürofläche benötigen und die Umwelt profitiert davon, dass der Pendlerstrom reduziert wird. Mitarbeiter ersparen sich bei ungünstigen Wetterbedingungen wie beispielsweise vereisten Straßen den riskanten Arbeitsweg.
Homeoffice-Arbeit hat jedoch auch einige Nachteile. Viele Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass Arbeitszeit und Freizeit verschwimmen und keine Zeit (und auch kein Raum) bleibt, um völlig von der Arbeit abzuschalten. Außerdem werden Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, seltener bei Weiterbildungsmaßnahmen oder neuen Projekten berücksichtigt und leiden unter mangelnder Kommunikation mit den Kollegen. Arbeitgeber befürchten einen Kontrollverlust. Demgegenüber stehen jedoch Imagevorteile. Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich flexiblere Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle. Unternehmen möchten in Zeiten des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels auf diese Wünsche eingehen. Daher ermöglichen sie die Arbeit aus dem Homeoffice und sichern sich damit Wettbewerbsvorteile im Kampf um die besten Bewerber.
Ist die Arbeit im Homeoffice produktiver?
Der Stanford Professor Nicholas Bloom führte eine Studie zum Thema Heimarbeit durch und kam dabei zu eindeutigen Ergebnissen:
- Heimarbeiter erledigten 13,5 Prozent mehr Anrufe und waren somit produktiver
- Die Zufriedenheit stieg
- Die Krankheitsrate sank
- Die Mitarbeiter dehnten ihre Arbeitszeit aus und machten seltener Pausen
- Das Unternehmen sparte pro Monat und Heimarbeiter 1.900 Euro Bürokosten
Das sind recht eindeutige Ergebnisse. Doch 50 Prozent der Heimarbeiter wollten wieder im Büro arbeiten, da ihnen der Kontakt zu den Kollegen fehlte. Ob Homeoffice dauerhaft funktioniert, hängt also auch von der Mentalität und den Lebensumständen des jeweiligen Mitarbeiters ab.
Nebenjob aus dem Homeoffice: Was ist zu beachten?
Ein Nebenjob aus dem Homeoffice bietet sehr gute Möglichkeiten, das monatliche Budget aufzubessern. Das Nebenjob-Homeoffice ist sowohl für Angestellte eines Unternehmens als auch für Selbstständige bzw. Freiberufler eine interessante Alternative. Wenn Sie als Angestellter ein Homeoffice für einen Nebenjob nutzen, haben Sie ebenfalls ein Recht darauf, dass der Arbeitsplatz vom Arbeitgeber ausgestattet wird. Auch hier gelten die Regelungen des Arbeitsschutzes. Um die Erreichbarkeit und somit die reibungslose Kommunikation sicherzustellen, sollten feste Kernarbeitszeiten vereinbart werden. Beim Nebenjob-Homeoffice wird der Arbeitsvertrag um eine Zusatzvereinbarung ergänzt.
Wenn Sie einen Nebenjob als Zweitjob im Homeoffice ausüben, müssen Sie diesen vom Arbeitgeber genehmigen lassen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei nur um eine Formalität. Sie dürfen allerdings im Nebenjob weder für Konkurrenten Ihres Chefs arbeiten noch diesem selbst Konkurrenz machen. Außerdem darf der Nebenjob nicht ihre Leistung im Hauptjob einschränken.
Vollzeit- oder Nebenjob-Homeoffice: Wie sollte der Telearbeitsplatz eingerichtet sein?
Vollzeit- oder Nebenjob-Homeoffice eignen sich grundsätzlich für alle Tätigkeiten, die ansonsten im Büro ausgeübt werden. Vertriebler, IT-Mitarbeiter und Sachbearbeiter können beispielsweise sehr gut im Homeoffice arbeiten. Gleiches gilt für kreative Berufe wie Autoren oder Journalisten sowie Steuerberater und Juristen. Heimarbeit ist außerdem bei besonders langen Arbeitswegen sinnvoll.
Grundvoraussetzung für das Vollzeit- oder Nebenjob-Homeoffice ist die Sicherstellung der Erreichbarkeit für Vorgesetzte, Kunden und Kollegen. Das Homeoffice sollte deswegen mit einer stabilen Internetverbindung ausgestattet sein, sodass Sie via E-Mail oder Smartphone jederzeit erreichbar sind.
Darüber hinaus muss das Arbeitszimmer für das Vollzeit- oder Nebenjob-Homeoffice so hergerichtet werden, dass ein vollwertiger Arbeitsplatz entsteht. Optimale Bedingungen bietet ein Raum, der ausschließlich als Homeoffice vorgesehen wird. Dieser Raum sollte mit ergonomischen Büromöbeln wie einem höhenverstellbaren Schreibtisch und einem mehrfach verstellbaren Bürostuhl ausgestattet werden. Als Angestellter haben Sie aufgrund der geltenden Arbeitsstättenverordnung ein Recht auf ein ergonomisch ausgestattetes Vollzeit- oder Nebenjob-Homeoffice. Achten Sie auf eine ausreichende Beleuchtung und Frischluft. Nach der Arbeit kann ein separates Homeoffice einfach abgeschlossen werden, um Probleme mit dem Datenschutz zu reduzieren und die Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu gewährleisten.
Homeoffice und Steuer: Welche Ausgaben kann man steuerlich geltend machen?
Grundsätzlich gelten einige Regelungen zur Steuer beim Homeoffice. Berufstätige, die keinen Arbeitsplatz im Unternehmen haben und ausschließlich im Homeoffice arbeiten, können verschiedene Kosten in der Steuererklärung angeben und damit die Steuerlast senken. Bei Angestellten betrifft dies üblicherweise Außendienstmitarbeiter. Selbstständige oder Freiberufler, die zuhause arbeiten, können ebenfalls die Kosten für ihr Arbeitszimmer von der Steuer absetzen. Der Raum darf dann allerdings nicht für private Wohnzwecke genutzt werden. Neben der Steuer gelten aber auch andere wichtige Regelungen für die gewerbliche Nutzung von Wohneigentum.
Doch wie verhält es sich mit der Steuer und dem Homeoffice bei (zeitweiser) Arbeit im eigenen Büro? Für ein Nebenjob-Homeoffice können Sie anteilig maximal 1.250 Euro als Kosten geltend machen. Ansonsten dürfen die Kosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe als Aufwand verbucht werden.
Wenn Sie Ihr Homeoffice in einem eigenen Arbeitszimmer einrichten, das ausschließlich beruflich genutzt wird, können Sie die Kosten dafür von der Steuer absetzen. Das bedeutet, dass anteilig die Miete sowie die Nebenkosten oder anteilig die Tilgung und Zinsen für das Hypothekendarlehen steuerlich anrechenbar sind.
Was gilt für Homeoffice und Steuer für Eigentümer? Wenn sich das Homeoffice in Ihrem Eigenheim befindet und keine Hypothek bezahlt werden muss, können Sie anteilig die Gebäudeabschreibung als Kosten anrechnen lassen. Nebenkosten für Heizung, Strom, Internet und Versicherungen sind ebenfalls anteilig anrechenbar.
Was gilt für Homeoffice und Steuer in Bezug auf Arbeitsmittel und Ausstattung? Als Arbeitnehmer haben Sie einen Anspruch darauf, dass Ihr Arbeitgeber das Homeoffice einrichtet und auch die Arbeitsmittel stellt. Selbstständige und Freiberufler können die Kosten für den Schreibtisch, Schreibtischstuhl und PC sowie andere Ausstattungsgegenstände und Arbeitsmittel als Aufwand geltend machen.
Homeoffice und Steuer: Welche neuen Regelungen sind geplant?
Weil aufgrund der Corona Pandemie immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten oder ein Nebenjob-Homeoffice einrichten, plant der Gesetzgeber Änderungen im Bereich Homeoffice-Steuer. Davon sollen auch Arbeitnehmer profitieren, die zuhause kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung haben. Im Gespräch sind Tagespauschalen von fünf Euro bis maximal jährlich 500 Euro. Es bleibt abzuwarten, ob diese Pauschale auf die Werbungskostenpauschale angerechnet wird.
Die Corona Pandemie wird voraussichtlich zu einem Wandel in der Arbeitswelt führen. Standen Arbeitgeber dem Homeoffice bisher mehrheitlich skeptisch gegenüber, zeigte die Erfahrung, dass diese Art der Arbeitsorganisation viele Vorteile für beide Seiten aufweist. Wer über ein separates Arbeitszimmer verfügt, kann die Chance nutzen und die Arbeitszeit flexibler gestalten, um Berufs- und Privatleben harmonischer aufeinander abzustimmen. Wenn es zu dauerhaften Regelungen kommt, lohnt es sich, bei den derzeit historisch niedrigen Zinsen über den Kauf einer Immobilie nachzudenken, die entsprechende räumliche Möglichkeiten bietet. Haben Sie bereits ein passendes Objekt im Blick? Dann beauftragen Sie einen kompetenten Immobiliensachverständigen mit der Wertermittlung der Immobilie, um den Kauf optimal abzusichern.
Verwendete Bilder in diesem Beitrag:
© Yasmina H – Unsplash
